Pricacystatement persoonsgegevens Stichting Sylvestercross Soest
De Stichting Sylvestercross Soest (St. Sylvestercross, de stichting) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar deelnemers, relaties, donateurs en vrijwilligers. De bescherming van en omgang met persoonsgegevens binnen de Stichting Sylvestercross Soest ligt vast in dit beleidsdocument. Het is in overeenstemming met eisen in de Wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
St. Sylvestercross wil de privacy van haar deelnemers en vrijwilligers waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:
- Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze gegevens zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document;
- De stichting niet meer persoonsgegevens verzamelt dan nodig;
- De toestemming van de deelnemers voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (overeenkomstig dit beleid) wordt gevraagd bij het inschrijven voor deelname aan een of meerdere activiteiten van de Sylvestercross danwel bij aanmelding als vrijwilligers of donateur;
- De stichting passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens zo goed mogelijk gewaarborgd is;
- De stichting geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit valt binnen de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- De stichting van die andere partijen (bijv. het printen van startnummers, het registreren en vastleggen van tijden) technische en organisatorische maatregelen vraagt te nemen zodat de beveiliging van die persoonsgegevens ook zo goed mogelijk gewaarborgd is.
St. Sylvestercross is verantwoordelijk voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit beleid vragen heeft hierover of contact met ons wenst, dan dit via het mailadres: secretariaat@sylvestercross.nl
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door St. Sylvestercross verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- Deelname aan stichtingsactiviteiten en uitvoering van door St. Sylvestercross vastgesteld beleid;
- Het versturen van nieuwsbrieven, (persoonlijk) deelnemersverslag, uitnodigingen, organisatie van clincis en het actueel houden van de website;
- Bijhouden en plannen van vrijwilligerstaken, vrijwilligersopleidingen/kwalificaties;
- Bepalen van en incasseren van verschuldigde deelnemersgelden, extra kosten en/of donaties;
- Voor promotionele doeleinden van de stichting (waaronder uitslagen en wedstrijdverslagen in de meest brede zin).
- Bijhouden van de stichtingshistorie (o.a. oud-deelnemers)
Gegevens worden binnen de stichting alleen uitgewisseld voor zover daar een functionele of sociale noodzaak toe is. Voor de bovenstaande doelstellingen zullen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en kunnen gebruiken:
- Naam en adres
- Geboortedatum en geslacht
- E-mailadres
- Telefoonnummer(s)
- Rekeningnummer bank
- Beroep / rollen en voorkeuren voor rollen en activiteiten (voor vrijwilligers)
Daarnaast kunnen extra gegevens worden geregistreerd als dat voor de stichting functioneel is. Denk voor deelnemers aan individuele records, aantal deelnames (deelnemers) en voor vrijwilligers o.a. VOG’s en relevante diploma’s.
Verstrekking aan derden
De stichting kan persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo zijn alle leden door ons met de noodzakelijke gegevens aangemeld bij de Atletiekunie. Wij maken gebruik van een derde partij voor:
- Het faciliteren van de website van St. Sylvestercross;
- Registreren en publiceren van inschrijvingen en wedstrijduitslagen van de St. Sylvestercross;
- Het (met voornaam) printen van startnummers van wedstrijden van de St. Sylvestercross;
Wij geven geen persoonsgegevens af aan andere (commerciële) partijen waarmee geen bewerkersovereenkomst is afgesloten, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) alleen als daarvoor een rechtsgeldige inschrijving tot deelname aan een activiteit van de St. Sylvestercross ten grondslag ligt.
Bewaartermijnen
De stichting bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hier beschreven doelen, dan wel op grond van wet of regelgeving is vereist.
Beveiliging
St. Sylvestercross spant zich in om met passende technische en organisatorische maatregelen uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens St. Sylvestercross toegang tot uw gegevens hebben, mogen die alleen verwerken binnen de vastgestelde doelen van de stichting en zijn gehouden aan de geheimhouding hiervan;
- Als daar aanleiding voor is depersonaliseert de stichting gegevens en gebruikt zij encryptie;
- De stichting maakt en bewaart back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- De vrijwilligers van de stichting zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens, zowel wat betreft deelnemers als vrijwilligers.
Rechten omtrent uw gegevens
Ieder (oud-)deelnemers en vrijwilliger heeft recht op inzage en rectificatie van zijn persoonsgegeven en op verwijdering van onterecht/onnodig geregistreerde persoonsgegevens. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door St. Sylvestercross of door één van onze verwerkers indien deze verwerking in strijd is met het hier vastgelegde beleid van St. Sylvestercross inzake het verwerken van persoonsgegevens.
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via secretariaat@sylvestercross.nl Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het wettelijk recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijzigingen ‘beleid persoonsgegevens bij St. Sylvestercross’
Het bestuur van St. Sylvestercross kan dit beleidsdocument aanpassen aan de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.
Dit beleidsdocument ‘’Privacystatement Stichting Sylvestercross Soest” is vastgesteld en voor het laatst gewijzigd in de bestuursvergadering van de stichting op 28 mei 2018.
